Convoquer une assemblée générale trop tard, c'est prendre le risque de voir toutes les décisions votées contestées. En tant que syndic, maîtriser les délais légaux n'est pas un détail : c'est ce qui rend une AG solide et incontestable. Voici tout ce qu'il faut savoir, sans approximation.

Le délai minimum : 15 jours avant l'assemblée

La règle de base est claire : sauf cas d'urgence, la convocation doit être communiquée au moins 15 jours avant la date de l'assemblée générale (article 3.87, §3 du Code civil).

Ce délai est un minimum. Le règlement de copropriété peut prévoir un délai plus long, mais jamais plus court. Même si vos statuts mentionnaient une durée inférieure, c'est le minimum légal de 15 jours qui s'applique.

Le délai se compte entre l'envoi de la convocation et la date de l'assemblée. En pratique, mieux vaut viser 3 semaines : cela laisse aux copropriétaires le temps de s'organiser, de mandater un représentant ou de préparer leurs questions.

À ne pas confondre : la période annuelle de l'AG ordinaire

C'est le point que beaucoup de syndics mélangent. Il existe en réalité deux notions de délai bien distinctes :

Le délai de convocation : les 15 jours de préavis évoqués ci-dessus.
La période annuelle : l'assemblée générale ordinaire doit obligatoirement se tenir au cours d'une période de 15 jours fixée chaque année par le règlement d'ordre intérieur (article 3.87, §2).

Autrement dit, votre règlement fixe une fenêtre annuelle (par exemple « entre le 1er et le 15 juin ») durant laquelle l'AG ordinaire doit avoir lieu — et, à l'intérieur de ce cadre, vous devez respecter le préavis de 15 jours pour envoyer la convocation. Les deux délais se cumulent : anticipez en conséquence.

L'exception : l'urgence

La loi prévoit une souplesse. En cas d'urgence, lorsqu'une décision doit être prise rapidement dans l'intérêt de la copropriété (par exemple des travaux urgents aux parties communes), le syndic peut convoquer une assemblée générale extraordinaire sans respecter le préavis de 15 jours.

Attention toutefois : l'urgence doit être réelle et justifiable. On ne raccourcit pas un délai par simple commodité d'organisation — un copropriétaire pourrait contester le caractère urgent.

Le délai pour ajouter un point à l'ordre du jour

Tout copropriétaire a le droit de faire inscrire un point à l'ordre du jour. Mais sa demande doit parvenir au syndic au moins trois semaines avant le premier jour de la période fixée par le règlement pour la tenue de l'assemblée (article 3.87, §3, al. 1). Le syndic est alors tenu d'inscrire ces propositions écrites.

Et si un point arrive après l'envoi de la convocation ?

Une fois la convocation envoyée, vous ne pouvez plus modifier l'ordre du jour de cette convocation. La seule solution conforme : envoyer une nouvelle convocation qui annule et remplace la précédente — à condition qu'elle puisse encore respecter le délai de 15 jours avant l'assemblée. Sinon, le point devra être reporté à l'AG suivante.

Notez que respecter le délai de convocation ne suffit pas à garantir qu'une AG puisse voter : encore faut-il que le quorum requis (moitié des copropriétaires et moitié des quotités) soit atteint en début de séance.

Que risque-t-on si le délai n'est pas respecté ?

Une assemblée convoquée hors délai s'expose à un risque sérieux : un copropriétaire peut saisir le juge de paix pour demander l'annulation des décisions votées, dans le délai légal prévu par le Code civil. Le respect scrupuleux des délais n'est donc pas une formalité administrative : c'est ce qui protège la validité de toute votre assemblée.

Comment ne plus jamais rater un délai

Suivre manuellement ces délais — préavis de 15 jours, période annuelle, fenêtre de 3 semaines pour les points à l'ordre du jour — est une source d'erreurs fréquente. SyndicPro calcule automatiquement votre date limite d'envoi à partir de la date d'assemblée, génère une convocation conforme au Code civil belge (FR/NL) et l'envoie à tous les copropriétaires. Vous gardez la maîtrise du calendrier, sans risque d'oubli.

Cet article est fourni à titre informatif et ne constitue pas un avis juridique. En cas de doute sur une situation précise, consultez un professionnel du droit.

Quel est le délai de convocation d'une assemblée générale en copropriété ?