La convocation d'assemblée générale est l'un des documents les plus importants que vous rédigerez en tant que syndic. Une erreur de forme — un délai trop court, une mention manquante, un mode d'envoi non valable — peut entraîner l'annulation des décisions prises lors de la réunion. Voici un guide complet pour être en règle dès le premier coup.

Le délai légal minimum : 15 jours

Le Code civil belge (art. 3.87, §3) impose un délai d'au moins 15 jours entre l'envoi de la convocation et la date de l'assemblée générale, sauf cas d'urgence.

Ce délai est un minimum : le règlement de copropriété peut prévoir un délai plus long, mais jamais plus court — même si les statuts mentionnaient une durée inférieure, c'est le minimum légal de 15 jours qui prime.

En pratique : anticipez à 3 semaines. Cela laisse le temps aux copropriétaires de s'organiser, de mandater un représentant ou de soumettre des points à l'ordre du jour.

Les mentions obligatoires

Votre convocation doit impérativement contenir :

L'identité de la copropriété : adresse de l'immeuble, numéro BCE de l'ACP
La date, l'heure et le lieu de l'assemblée (ou les modalités de connexion en cas de réunion à distance)
L'ordre du jour complet : chaque point doit être décrit avec assez de précision pour qu'un copropriétaire puisse décider de se faire représenter
Les documents soumis au vote : comptes, budget prévisionnel, devis — tout document sur lequel l'AG devra se prononcer doit être mis à disposition
Les modalités de vote par procuration : à qui adresser le mandat et dans quels délais

L'ajout de points par les copropriétaires

Tout copropriétaire a le droit de faire inscrire un point à l'ordre du jour. Mais attention au délai : sa demande doit être transmise au syndic au moins trois semaines avant le début de la période durant laquelle l'assemblée doit se tenir (art. 3.87, §3, al. 1).

Le syndic est tenu d'inscrire à l'ordre du jour les propositions écrites reçues dans ce délai. Prévoyez donc un mécanisme clair pour recueillir ces demandes en amont.

Le mode d'envoi : le recommandé par défaut

C'est un point souvent mal compris. Le mode d'envoi prévu par défaut est la lettre recommandée. Un autre moyen — notamment l'email — n'est valable que si le copropriétaire a marqué son accord par écrit pour recevoir les convocations par ce canal.

Concrètement, pour envoyer vos convocations par email en toute sécurité juridique, vous devez :

Avoir recueilli et conservé le consentement écrit de chaque copropriétaire concerné
Garder une preuve d'envoi horodatée pour chaque convocation

En cas de contestation, c'est la régularité de l'envoi qui sera examinée. Un consentement non documenté peut fragiliser toute la procédure.

Construire un ordre du jour solide

Un bon ordre du jour évite les débats procéduraux en séance :

Ouverture et désignation du secrétaire de séance
Approbation du procès-verbal de la dernière AG
Approbation des comptes de l'exercice écoulé
Approbation du budget prévisionnel
Points spécifiques (travaux, contrats, sinistres…)
Questions diverses

Rappel important : aucune décision contraignante ne peut être prise sur un point qui ne figure pas explicitement à l'ordre du jour. Le point « questions diverses » ne permet pas de voter une décision valable.

Ce que SyndicPro automatise pour vous

Rédiger une convocation conforme prend du temps : vérifier le délai, réunir toutes les mentions, joindre les bons documents, gérer les consentements, envoyer à chaque copropriétaire dans la bonne langue. SyndicPro prend en charge l'ensemble du processus :

Calcul automatique de la date limite d'envoi
Génération du document en français, néerlandais ou anglais selon le profil de chaque copropriétaire
Gestion des consentements et envoi par email avec suivi
Archivage automatique dans le dossier de l'immeuble

De la saisie de l'ordre du jour à l'envoi groupé : quelques minutes suffisent.

Cet article est fourni à titre informatif et ne constitue pas un avis juridique. En cas de doute sur une situation précise, consultez un professionnel du droit.

Comment rédiger une convocation d'assemblée générale en copropriété belge